Chères lectrices, chers lecteurs,
Les réunions en ligne peuvent vous permettre d’améliorer la collaboration en équipe, d’obtenir le type ou le niveau d’engagement que vous souhaitez à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation, et d’étendre énormément votre portée commerciale. Mais des erreurs peuvent nuire à votre travail. Pour tirer le maximum de chacune de vos réunions, voici quelques questions à prendre en considération :
Avez-vous un ordre du jour ?
Si vous n’avez pas un but ou un ordre du jour précis, cette réunion n’est qu’une perte de temps et d’espace, selon le Business News Daily. Avant d’envoyer cette invitation au reste de votre équipe ou à vos clients et partenaires, vérifiez qu’un appel vidéo est le format approprié pour ce que vous avez en tête. S’il s’agit simplement d’informer les autres au sujet de questions clés, peut-être qu’il serait préférable d’envoyer un courriel.
Utilisez-vous des mots techniques ou du jargon ?
Cela dépend de la personne se trouvant derrière la caméra. Si vous parlez à votre équipe, utilisez ce type de termes ne nuira pas à la conversation, car vous savez tous de quoi il s’agit, que ce soit EAU ou ICP. Ce n’est pas un mot technique si tout le monde l’utilise. Toutefois, si vous parlez à un client ou à quelqu’un extérieur à votre équipe ou votre organisation, il vous faut faire davantage attention aux mots que vous employez.
Avez-vous tendance à adopter des comportements distrayants ?
Est-ce que vous mangez ou buvez durant une réunion en ligne, prenez-vous des appels, entretenez des conversations parallèles, ou vérifiez-vous vos courriels ? Peut-être que vous jouez à un jeu ou deux, en pensant que personne ne le remarquera. Mais ce n’est pas le cas. Mettez votre téléphone en mode silencieux et posez-le loin de vous. Cela devrait limiter la tentation de le déverrouiller et de vérifier vos courriels pour voir si la nourrice a répondu ou si votre commande en ligne est enfin arrivée.
Savez-vous comment utiliser vos outils ?
Les meilleurs outils sur le marché ne vous aideront en rien si vous ne savez pas vous en servir. Si vous cliquez accidentellement sur quelque chose et que vous ne savez pas comment corriger cela, vous pourriez saboter la réunion. Ne soyez pas ce salarié. Faites en sorte que vos supérieurs vous remarquent pour vos compétences et non pour vos manquements en matière d’outil de vidéoconférence. Faites des essais avec le programme. Sachez ce qu’il peut faire et ayez une compréhension solide de ses fondamentaux. Lorsque vous aurez finalement une réunion en ligne avec votre équipe, vos supérieurs, ou même vos clients, vous n’aurez pas à paniquer en cas de problèmes mineurs, car vous saurez exactement quoi faire. Vous serez calme, serein et aurez le contrôle. C’est le type d’approche gagnante que vous devriez adopter.
Disposez-vous des bons outils ?
D’autre part, les connaissances pourraient ne pas suffire si vous n’avez que des outils de mauvaise qualité à votre disposition. Des réunions vidéo d’affaires via des outils comme BlueJeans vous offrent une excellente solution. L’entreprise fournit un logiciel de vidéoconférence dématérialisé qui vous donne un avantage par rapport aux systèmes de mauvaise qualité ou simples. Une fois le système en place, les entreprises peuvent grandement améliorer leurs styles de communication. Pour vous, cela signifie de meilleurs moyens de communication avec votre équipe ou vos clients, même s’ils sont dans un État ou sur un continent différent.
Vous êtes-vous préparé ?
Que vous soyez l’animateur ou un simple auditeur, que vous deviez faire une présentation ou non, se préparer pour une réunion est crucial. Notamment rassembler des aides visuelles dont vous pourriez avoir besoin (mais pas trop) ou parcourir le matériel envoyé en amont par les orateurs. Si vous ne le faites pas, vous ne serez pas en mesure de participer aux échanges et cela signifie plus de temps pour votre équipe à allouer à la prise de décision. Comme les appels vidéo facilitent le fait de rencontrer tous les membres de l’équipe, qu’ils soient coincés chez eux à cause d’une tempête, ou qu’ils travaillent à distance à l’autre bout du monde, il serait dommage de nuire à la productivité et à la vitesse de travail de l’équipe à cause d’un simple manque de préparation. La prochaine fois que vous vous connectez pour une réunion, faites en sorte d’être prêt.
Êtes-vous en retard ?
Le temps est précieux. C’est ce qui rend les réunions vidéo géniales : les solutions d’appels et de conférences vidéo vous permettent un gain de temps considérable. Elles éliminent les temps de transport, les heures dans le trafic et les transports en commun ne sont plus des gênes. Mais si vous êtes tout de même en retard en réunion, cela va nuire à votre performance et à votre retour sur investissement. Si vous souhaitez être sûr que ces réunions sont aussi productives que possible, connectez-vous toujours à l’heure, ou même 10 ou 15 minutes plus tôt. De cette façon, vous constaterez la différence que ces solutions vidéo peuvent faire.
Grâce aux réunions vidéo, vous pourrez tirer profit de ses bienfaits et de ses avantages. Rappelez-vous juste de comparer les offres, afin de faire le meilleur choix possible pour votre équipe et votre entreprise.
Yvan Dupuy
